W skrócie: Pozyskiwanie klientów w agencji nieruchomości to stały system, który dostarcza biuru dwa rodzaje kontaktów: sprzedających (źródło ofert, najlepiej na wyłączność) i kupujących. Na rynku wtórnym, który według GUS odpowiadał w 2024 roku za 58,4% transakcji rynkowej sprzedaży mieszkań, o wyniku biura decyduje głównie strona podażowa: kto ma oferty, ten ma kupujących. System składa się z czterech elementów: kampanii pozyskujących kontakty, szybkiej rozmowy telefonicznej, sekwencji e-mail z follow-upem oraz mierników liczonych na agenta. W naszym case study biuro z 10 agentami doszło w ten sposób do 50 nowych klientów miesięcznie.
Spis treści
- Na czym polega pozyskiwanie klientów w agencji nieruchomości?
- Dlaczego polecenia i ogłoszenia przestają wystarczać?
- Jak pozyskać sprzedających i oferty na wyłączność?
- Jak pozyskiwać kupujących?
- Portale ogłoszeniowe czy własne kanały: co wybrać?
- Jak zbudować kampanie i sekwencje dla biura nieruchomości?
- Jak prowadzić follow-up, żeby leady nie przepadały?
- Jaki CRM i jakie mierniki są potrzebne?
- Case study: biuro z 10 agentami i 50 nowych klientów miesięcznie
- Lead generation dla dewelopera: co się zmienia?
- Kiedy pozyskiwanie klientów w biurze nieruchomości nie zadziała?
- FAQ
- Najważniejsze wnioski
Na czym polega pozyskiwanie klientów w agencji nieruchomości?
Pozyskiwanie klientów w agencji nieruchomości to proces, który regularnie dostarcza biuru właścicieli gotowych sprzedać lub wynająć nieruchomość oraz osoby szukające mieszkania czy domu. Lead generation (generowanie leadów, czyli kontaktów od potencjalnych klientów) jest jego pierwszym etapem. Drugim jest rozmowa, która zamienia kontakt w umówione spotkanie, a trzecim podpisana umowa pośrednictwa.
Pośrednictwo to rynek dwustronny: agent nieruchomości obsługuje jednocześnie kupujących i sprzedających, a każda z tych grup szuka czegoś innego. Sprzedający chce dobrej ceny w rozsądnym czasie. Kupujący chce trafić na właściwą ofertę, zanim zrobi to ktoś inny. Dlatego budujemy dla biur model dwóch lejków: osobny proces pozyskiwania ofert, osobny proces obsługi poszukujących i jedna baza danych, w której oba się spotykają.
Według raportu GUS „Obrót nieruchomościami w 2024 r.” rynek wtórny objął 58,4% liczby transakcji rynkowej sprzedaży lokali mieszkalnych, a średnia cena mieszkania na tym rynku wyniosła 451,5 tys. zł. Każda pozyskana oferta to więc transakcja o dużej wartości, a o liczbie transakcji decyduje liczba ofert w portfelu biura. Ogólne zasady dopasowania kanałów do branży opisujemy w przewodniku pozyskiwanie klientów w branży, a cały system zdobywania klientów w artykule o pozyskiwaniu klientów B2B.
Dlaczego polecenia i ogłoszenia przestają wystarczać?
Biuro oparte na poleceniach nie ma wpływu na liczbę ani termin nowych klientów. Gdy rynek nieruchomości zwalnia, rekomendacji ubywa razem z transakcjami, a ogłoszenia na portalach widzą wszyscy konkurenci jednocześnie.
Drugi problem to rytm rynku. Według raportu National Association of Realtors za 2025 rok sprzedający w USA posiadali dom średnio (mediana) przez 11 lat. To dane amerykańskie, ale mechanizm jest uniwersalny: klient biura wraca po latach i, jeśli nikt nie utrzymywał z nim kontaktu, wybiera pośrednika, który akurat jest widoczny.
Trzeci problem: agenci dzielą czas między pozyskiwanie ofert a obsługę transakcji i każdy pozyskuje po swojemu. Właściciel nie wie, ile kontaktów potrzeba do jednej umowy, więc nie może planować wzrostu.
Jak pozyskać sprzedających i oferty na wyłączność?
Oferty na wyłączność pozyskuje się w dwóch krokach: najpierw docierasz do właścicieli, zanim wystawią ogłoszenie, potem pokazujesz im plan sprzedaży, który uzasadnia wyłączność.
Skąd brać kontakty do sprzedających?
Sposoby, dzięki którym biuro może skutecznie pozyskiwać oferty na mieszkania i domy:
- Kampanie reklamowe z wyceną nieruchomości. Lokalna reklama w Meta lub Google z formularzem wyceny zbiera kontakty osób, które dopiero rozważają sprzedaż.
- Wizytówka Google i lokalne SEO. Profil z opiniami i strona z ofertami w dzielnicy łapią osoby, które same szukają pośrednika.
- Media społecznościowe agentów. Twarz agenta i omówienia transakcji z okolicy budują rozpoznawalność.
- Baza dotychczasowych klientów. Kupujący sprzed lat to przyszli sprzedający, więc regularny kontakt mailowy utrzymuje relację.
- Partnerzy. Doradcy kredytowi i zarządcy nieruchomości rozmawiają z właścicielami w momentach decyzji.
- Prospecting (aktywne wyszukiwanie klientów) wśród ogłoszeń prywatnych. Kanał pracochłonny, a przy telefonie wymaga znajomości przepisów o zgodach (opisujemy je niżej).
Jak przekonać właściciela do umowy na wyłączność?
Sprzedający podpisuje wyłączność, gdy ma pewność, że ktoś naprawdę zajmie się sprzedażą jego największej inwestycji. Raport NAR za 2025 rok wskazuje trzy priorytety sprzedających wobec pośrednika: pomoc w marketingu nieruchomości, ustalenie konkurencyjnej ceny i sprzedaż w określonym czasie. 91% sprzedających w tym badaniu sprzedało dom z pomocą agenta.
Na spotkanie warto więc przyjść z analizą cen podobnych transakcji, planem marketingowym oferty i harmonogramem raportów dla właściciela. Umowa pośrednictwa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności, a kopia aktualnej polisy OC pośrednika stanowi jej załącznik (ustawa o gospodarce nieruchomościami).
Jak pozyskiwać kupujących?
Kupujących przyciąga oferta, dlatego biuro z dobrym portfelem ofert ma mniejszy problem z popytem niż z podażą.
Potencjalnych kupujących biuro zdobywa na ogłoszeniach portalowych, na stronie www, w kampaniach na konkretne oferty i dzięki poleceniom. Najczęstszy błąd: gdy jedno mieszkanie klientowi nie pasuje, kontakt znika. Lepiej zapisać jego kryteria (lokalizacja, metraż, budżet, finansowanie) w CRM i wracać z nowymi ofertami. Poszukujący z bazy to najtańsze źródło kupujących dla każdej nowej oferty.
Część kupujących musi najpierw sprzedać obecne mieszkanie. Pytanie o to na pierwszej rozmowie zamienia kupującego w nową ofertę.
Portale ogłoszeniowe czy własne kanały: co wybrać?
Portale ogłoszeniowe służą do sprzedaży ofert, które biuro już ma, a własne kanały służą do pozyskiwania nowych ofert i budowania bazy. Biuro potrzebuje obu, w różnych rolach.
| Kryterium | Portale ogłoszeniowe | Własne kanały (kampanie, strona, baza, social media) |
|---|---|---|
| Główna rola | Dotarcie do kupujących z konkretną ofertą | Pozyskiwanie sprzedających i budowa bazy |
| Konkurencja | Twoja oferta stoi obok ofert innych biur | Kontakt trafia tylko do Ciebie |
| Kontrola nad danymi | Ograniczona do zapytań z ogłoszenia | Pełna, w Twoim CRM |
| Efekt w czasie | Działa, dopóki płacisz za ogłoszenie | Baza i rozpoznawalność rosną z każdym miesiącem |
| Mierzenie | Liczba zapytań na ofertę | Koszt leada, spotkania, umowy na wyłączność |
Własny kanał dociera do właściciela, zanim wystawi ogłoszenie i zanim zadzwonią do niego inni pośrednicy.
Jak zbudować kampanie i sekwencje dla biura nieruchomości?
Kampania dla biura nieruchomości działa jako ciąg czterech kroków: reklama z konkretną korzyścią, formularz, telefon od agenta i sekwencja wiadomości dla tych, którzy nie są jeszcze gotowi. Każdy krok ma jedną funkcję i jedną liczbę, którą mierzysz.
- Reklama. Jeden komunikat dla jednej grupy, np. „Ile jest warte Twoje mieszkanie na [dzielnica]?”. Osobne kampanie dla sprzedających mieszkania, domy i działki, bo dynamika rynku w tych sektorach jest różna.
- Formularz. Krótki: imię, telefon, adres e-mail, rodzaj nieruchomości. Z jasną zgodą na kontakt w wybranych kanałach.
- Telefon. Agent ma zadzwonić tego samego dnia i umówić spotkanie albo wycenę na miejscu.
- Sekwencja e-mail. Dla osób, które sprzedają za kilka miesięcy: seria wiadomości o rynku, procesie sprzedaży i transakcjach z okolicy. Gdy klient jest gotowy, wraca do agenta, którego już zna.
Fundament kampanii to strona biura z aktualnymi ofertami, opiniami i danymi agentów, bo przestarzała strona obniża zaufanie do reklamy. Pełny schemat etapów opisujemy w artykule o lejku sprzedażowym.
Zgody na kontakt. Od 10 listopada 2024 roku obowiązuje ustawa Prawo komunikacji elektronicznej. Jej art. 398 zakazuje używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, chyba że odbiorca uprzednio wyraził na to zgodę. Dlatego formularz w kampanii powinien zbierać zgodę na telefon i e-mail. Więcej o zasadach kontaktu piszemy w tekście o cold mailingu i RODO.
▶ Obejrzyj rozmowę · więcej na kanale Jakub Bujakowski
Jak prowadzić follow-up, żeby leady nie przepadały?
Follow-up w biurze nieruchomości to zaplanowana seria kontaktów z każdym leadem do momentu spotkania albo jasnej odmowy. Bez planu agent dzwoni raz, nie dodzwania się i przechodzi do kolejnej oferty.
Prosty standard, który ustawiamy biurom:
- Pierwszy kontakt tego samego dnia. Osoba, która zostawiła numer przy wycenie, porównuje kilka biur. Kto zadzwoni pierwszy, ma przewagę.
- Kilka prób w różnych porach. Telefon, potem e-mail z informacją, kto dzwonił i w jakiej sprawie.
- Ścieżka długiego kontaktu. Leady „za pół roku” trafiają do sekwencji mailowej i do zadania w CRM z datą powrotu.
- Jasne zamknięcie. Lead, który odmówił, dostaje status i powód. To dane do poprawy kampanii.
Szczegóły rytmu i treści wiadomości opisujemy w artykule follow-up w sprzedaży, a cały przebieg od leada do umowy w tekście o procesie sprzedaży.
Jaki CRM i jakie mierniki są potrzebne?
CRM (system do zarządzania relacjami z klientami) w biurze nieruchomości musi prowadzić dwie bazy, klientów i nieruchomości, oraz pokazywać, na jakim etapie jest każdy kontakt. Bez tego model dwóch lejków nie działa.
Kluczowe funkcje: przypisanie leada do agenta, zadania follow-upu z terminem, kryteria poszukujących i data końca umowy na wyłączność. Porównanie programów i różnice między biurem a deweloperem opisujemy w przewodniku CRM dla nieruchomości.
Mierniki, które pozwalają zarządzać pozyskiwaniem:
| Miernik | Co mówi właścicielowi |
|---|---|
| Koszt pozyskania leada | Czy kampania jest opłacalna |
| Czas do pierwszego kontaktu | Czy zespół reaguje, zanim zrobi to konkurencja |
| Odsetek leadów, z którymi agent umówił spotkanie | Jakość rozmowy telefonicznej |
| Odsetek spotkań zakończonych umową na wyłączność | Jakość oferty i przygotowania agenta |
| Nowi klienci na agenta miesięcznie | Czy system skaluje się razem z zespołem |
| Źródło każdej podpisanej umowy | Które kanały warto wzmacniać |
Liczone na agenta, te liczby pozwalają przewidzieć, ilu nowych agentów biuro obsłuży leadami. Raport warto omawiać z zespołem co tydzień.
Zestaw, który działa: 6 sprawdzonych narzędzi do sprzedaży. Sześć narzędzi, które weszły w nasze procesy sprzedażowe w firmach usługowych B2B. Każde z oceną od 1 do 10, miejscem w procesie i opisem, kiedy zawodzi.
Pobierz zestaw 6 narzędzi (PDF)
Case study: biuro z 10 agentami i 50 nowych klientów miesięcznie
Wyzwanie klienta. Właściciel biura nieruchomości z 10 doświadczonymi agentami zgłosił się do nas z czterema problemami:
- spadająca liczba leadów w czasie spowolnienia rynkowego,
- dotychczasowe poleganie głównie na rekomendacjach,
- złożoność pracy agentów (pozyskiwanie ofert i obsługa transakcji),
- różna dynamika rynku dla różnych sektorów nieruchomości.
„Nasze tradycyjne metody przestały wystarczać. Potrzebowaliśmy nowego podejścia, aby utrzymać wzrost w zmieniających się warunkach rynkowych.” (właściciel biura nieruchomości)
Nasza strategia. Zbudowaliśmy kompleksowy system automatyzacji i lead generation. Zaczęliśmy od obszernego audytu i warsztatu z właścicielem biura. Potem szczegółowo rozpisaliśmy procesy sprzedażowe, przeprowadziliśmy segmentację klientów i określiliśmy priorytety. System objął kampanie, sekwencje e-mail, follow-up telefoniczny i pozyskiwanie umów na wyłączność.
Rezultaty:
- 5 nowych klientów miesięcznie dla każdego z 10 agentów, czyli 50 nowych klientów miesięcznie,
- 80% skuteczności w podpisywaniu umów na wyłączność,
- koszt pozyskania leada między 30 a 50 zł,
- znaczące zwiększenie efektywności pracy agentów.
„Nagle zaczęliśmy przychodzić na spotkania z klientami, którzy już znali naszą ofertę i byli gotowi do współpracy. To całkowicie zmieniło dynamikę naszej pracy.” (główny agent biura)
Czego się nauczyliśmy. Automatyzacja jest kluczem do skalowania także w tradycyjnej branży. Edukacja klienta to połowa sukcesu, bo dobrze poinformowany klient chętniej podejmuje współpracę. Najlepsze efekty dają działania łączące różne kanały. Stały feedback od agentów pozwala szybko optymalizować procesy. Nowoczesne narzędzia wzmacniają doświadczenie agentów i dobrze się z nim łączą. Kolejne plany biura to ekspansja na nowe rynki geograficzne, dalsze doskonalenie CRM i automatyzacji oraz szkolenia agentów z nowych technologii.
Podobny case z branży usługowej opisujemy w artykule o pozyskiwaniu klientów w firmie usługowej.
Lead generation dla dewelopera: co się zmienia?
Deweloper sprzedaje skończoną pulę lokali w konkretnej inwestycji, więc pozyskuje wyłącznie kupujących, w rytmie etapów budowy.
Kampanie planuje się per inwestycja i etap: start sprzedaży, kolejny budynek, lokale gotowe do odbioru. CRM musi znać statusy lokali (wolny, zarezerwowany, sprzedany). Obowiązki dewelopera związane z jawnością cen i rezerwacjami omawiamy w artykule o CRM dla nieruchomości.
Kiedy pozyskiwanie klientów w biurze nieruchomości nie zadziała?
Gdy nikt nie dzwoni do leadów na czas. Bez szybkiego telefonu wartość kontaktów z kampanii spada, a koszt leada rośnie z każdym nieobsłużonym zgłoszeniem.
Gdy agenci nie wpisują danych do CRM. System działa tylko wtedy, gdy właściciel egzekwuje pracę w jednym narzędziu.
Gdy oferta biura niczym się nie wyróżnia. Kampania przyprowadzi sprzedającego na spotkanie, ale umowę na wyłączność podpisze on z agentem, który pokaże konkretny plan sprzedaży.
Gdy biuro oczekuje wyniku w pierwszym tygodniu. Kampanie potrzebują kilku tygodni na testy komunikatów i grup odbiorców.
FAQ
Jakie są sposoby na pozyskiwanie klientów do biura nieruchomości?
Najskuteczniej działa połączenie kanałów: kampanie z wyceną nieruchomości, wizytówka Google i strona biura, media społecznościowe agentów, polecenia, baza dawnych klientów i partnerzy. Wszystkie kontakty powinny trafiać do jednego CRM.
Jak pozyskać oferty na wyłączność?
Dotrzyj do właściciela, zanim wystawi ogłoszenie, i przyjdź na spotkanie z analizą cen, planem marketingowym oferty i harmonogramem raportów.
Czy cold calling pomaga agentom nieruchomości zdobywać klientów?
Telefon działa najlepiej przy leadach z kampanii, które zostawiły numer i zgodę na kontakt. Telefon marketingowy bez uprzedniej zgody ogranicza art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.
Ile procent zarabia agent nieruchomości?
Wynagrodzenie pośrednika ustala się indywidualnie w umowie pośrednictwa, a podział prowizji między biuro i agenta zależy od zasad biura.
Jak sprawdzić, czy biuro nieruchomości działa rzetelnie?
Umowa pośrednictwa musi mieć formę pisemną lub elektroniczną, z kopią aktualnej polisy OC pośrednika w załączniku. Warto też sprawdzić opinie biura.
Najważniejsze wnioski
- Biuro nieruchomości potrzebuje dwóch lejków i jednej bazy. Sprzedający i kupujący wymagają innych komunikatów, ale wszystkie kontakty trafiają do jednego CRM.
- O wyniku decyduje strona podażowa. Rynek wtórny to 58,4% transakcji rynkowej sprzedaży mieszkań w 2024 roku, a kupujący idą za ofertami.
- Wyłączność zdobywa się planem sprzedaży. Analiza cen, plan marketingowy i harmonogram raportów odpowiadają na oczekiwania sprzedających.
- Kampania bez szybkiego telefonu i follow-upu traci leady. Sekwencja e-mail utrzymuje kontakt z osobami, które sprzedają za kilka miesięcy.
- Mierniki liczone na agenta pozwalają planować wzrost. W naszym case study biuro z 10 agentami doszło do 50 nowych klientów miesięcznie przy koszcie leada 30-50 zł.
Porozmawiajmy o pozyskiwaniu klientów w Twoim biurze.
Umów bezpłatną konsultację. Przejdziemy przez Twoje obecne źródła ofert i kupujących i wskażemy, od którego elementu systemu warto zacząć.
Źródła
- GUS, Obrót nieruchomościami w 2024 r. (publikacja z 26.11.2025: rynek wtórny 58,4% liczby transakcji rynkowej sprzedaży lokali mieszkalnych, średnia cena lokalu na rynku wtórnym 451,5 tys. zł) – https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/infrastruktura-komunalna-nieruchomosci/nieruchomosci-budynki-infrastruktura-komunalna/obrot-nieruchomosciami-w-2024-r-,4,22.html
- National Association of Realtors, 2025 Profile of Home Buyers and Sellers. Highlights (91% sprzedających z pomocą agenta, mediana 11 lat posiadania domu przed sprzedażą, priorytety sprzedających) – https://www.nar.realtor/sites/default/files/2025-11/2025-profile-of-home-buyers-and-sellers-highlights-11-04-2025.pdf
- Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 399 (forma umowy pośrednictwa, kopia polisy OC jako załącznik) – https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000399
- Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221 (art. 398, w życiu od 10.11.2024; stan na 07.10.2026) – https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240001221
- Sejm RP, odpowiedź Ministerstwa Cyfryzacji na interpelację (stanowiska UKE i UODO dotyczące art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej) – https://sejm.gov.pl/sejm10.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=DMGHNG
- LeadMasters, Lead generation dla branży nieruchomości: case study (biuro z 10 agentami) – https://leadmasters.pl/lead-generation-dla-branzy-nieruchomosci/
Buduję dla firm B2B kompletne systemy pozyskiwania klientów: od precyzyjnego profilu klienta i baz, przez cold mailing i LinkedIn, po proces sprzedaży i pomiar. Zamiast pojedynczych kampanii układam powtarzalne maszyny, które dowożą leady miesiąc po miesiącu. Praktyką dzielę się na kanale YouTube.